در سالیان اخیر، استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری( یا دبیرخانه ) بسیار معمول گردیده و همواره سعی بر یکپارچگی این نرم افزارها با سایر زیرسیستم هایی چون فکس وجود داشته است. در اکثر این نرم افزارها پیاده سازی های تقریباً یکسانی از فکس ارائه گردیده و این به علت پیچیده بودن نرم افزارهای فکس است.

این امر سبب گردیده که نوشتن یک برنامه جداگانه برای شرکت های برنامه نویس، توجیه علمی و اقتصادی نداشته و عموما از توابع API ویندوز ( که جهت برنامه Microsoft Fax طراحی شده اند ) استفاده شود. از آنجاییکه برنامه Microsoft Fax برای کاربردهای حجیم طراحی نگردیده است، محدودیت های زیر در آن قابل تشخیص می باشد :

1- عدم ارسال فکس در تلفکس ها: در تماس هایی که شخص پاسخگوی تماس تلفنی است، سیگنال فکس تا زمان استارت شدن دستگاه، پخش نشده و شخصی که گوشی را بر می دارد از وجود فکس بی اطلاع خواهد بود. جهت رفع این مشکل نیاز به پخش پیغامی قبل از ارسال فکس وجود داشته که اکثر نرم افزارهای فکس ( مانند Microsoft Fax ) قابلیت پخش این پیغام را ندارند. 

2- ناخوانا بودن فکس: در برخی از موارد، فکس ها به صورت ناقص یا ناخوانا ( به صورت کج یا کشیده ) دریافت گردیده و یا در هنگام ارسال، گیرنده هیچ فکسی را دریافت نمی نماید. این اشکال بعلت عدم پشتیبانی از قابلیت ECM ( یا تصحیح خطا ) رخ می دهد.

3- ارسال چندباره فکس ها: در پایان هر فکس، گیرنده پیغامی به معنای دریافت صحیح فکس به فرستنده ارسال می نماید. در صورتیکه فرستنده، این پیغام را دریافت ننماید، خطای Disconnection Error ( یا قطع ارتباط ) رخ داده است. نرم افزارهایی که فاقد توانایی تشخیص خطای قطع ارتباط هستند، فکس را مجددا ارسال نموده که این امر سبب دریافت چندباره‌ی یک فکس می شود. 

 عدم نمایش اطلاعات دقیق: با توجه به اینکه اکثر نرم افزارهای فکس، جزئیات ارسال و دریافت خود را در قالب Log هایی به ثبت می رسانند، بنابراین نیاز به استفاده از نرم افزارهای جانبی جهت خواندن این فایل ها و تهیه گزارش از فکس های دریافتی و ارسال شده وجود خواهد داشت. همچنین با توجه به اینکه نرم افزارهای اتوماسیون اداری از طریق API با این برنامه ها در ارتباط هستند، بنابراین اطلاعات نشان داده شده در آنها به روز نبوده و با تاخیر چند دقیقه ای نشان داده می شوند.

به منظور رفع مشکلات فوق، نرم افزار Venta Fax با لیسانس معتبر برای محیط اداری پیشنهاد می گردد. این نرم افزار از زبان فارسی هم پشتیبانی کرده و با سیستم های اتوماسیون اداری ایران هم کاملا سازگاری دارد.

با توجه به تغییرات صورت گرفته، نرم افزار Venta Fax را می توان به نحوی تنظیم نمود که پس از دریافت فکس، یا آنرا چاپ کند، یا به آدرس خاصی ایمیل نماید، یا در پوشه خاصی ذخیره کند و یا حتی به عنوان پارامتری به برنامه ای ارسال کند. حتی این نرم افزار را می توان از طریق خط فرمان، کنترل نموده و با ارسال بیش از 50 پارامتر، نحوه فعالیت و عملکرد آن را تنظیم کرد. همچنین این نرم افزار، قابلیت پذیرش Plug-In را داشته که با نصب آن می توان رفتار نرم افزار را متناسب با نیاز هر سیستم دبیرخانه ای کنترل نمود.

هم اکنون نرم افزار Venta Fax در استانداری خراسان رضوی، کلیه فرمانداری های تابعه و بسیاری از سازمانها نصب شده و فکس های دریافتی مستقیما در اتوماسیون اداری ثبت می شوند.