با توجه به در نظر گرفتن جلسات درون واحدی بخش های مختلف و مطالعه موضوعات جلسات برنامه ریزی شده سالیانه واحدهای سازمان که توسط واحد طرح و برنامه تنظیم شده است و مستحضر هستید، مباحث به صورت زیر می باشد:

 

1-همفکری و  هم اندیشی و بررسی پیشرفت GOSPA سالانه 

2-تهیه و تکمیل و تائید برنامه های ۳ ماهه آتی

3-بررسی پیشرفت برنامه های GOSPA موجود در کل SBU

4-بروزرسانی سوات SWOT

5-تعیین اهداف GOAL جهت تحقق چشم انداز بر اساس استراتژی و آنالیز برنامه های باز سال گذشته 

6-همفکری ، اعلام مشکلات عملکردی پرسنل واحد ، بررسی مشکلات و چالشهای پرسنل

7-همفکری با پرسنل در جهت بهبود فرآیندها و تشویق و اشتراک دانش 

 

می توان گفت پیرو این جلسات، توجه به مسائل کیفیت در زمینه افزایش بهره وری، کاهش هزینه، نهادینه کردن مدیریت مشارکتی و توجه به نظرات و ایده های کارکنان در مسیر شناسایی مسایل و مشکلات و همچنین ارائه راه حل های مناسب در سطوح بالای سازمان توسط مدیران، صورت می گردد. اما با توجه به اینکه جلسات درون واحدی ممکن است هدف خاصی را دنبال نکند میتوان در صورت صلاحدید و بررسی بیشتر ، سبک و هدف جلسات را به سمت تشکیل حلقه های کیفی سوق داد تا بتوان نتیجه گیری بیشتری را، از جلسات جهت تسریع رسیدن به چشم انداز، ماموریت، اهداف سازمان و بهبود فرایندها، تغییراتی در گرایش ها، توسعه فردی، توسعه روحیه تیمی و حذف تعارضات بین بخش های مختلف، استخراج کرد.

با توجه به اینکه در مسیر تدوین شاخص موضوع مشخص بودن اهداف سازمان برای پرسنل در نظر گرفته شده است( به دلیل اینکه منابع انسانی نقش کلیدی سازمان جهت رسیدن به اهداف و ماموریت سازمان دارند)، می توان از طریق حلقه های کیفی به عنوان راهی جهت بهبود کیفیت عملکرد سازمان بهره گرفت.

 

ساختار پیشنهادی حلقه کیفی در واحدها(ضروری است که هدف سازمان از ایجاد حلقه کیفیت بطور دقیق برای پرسنل واحد مشخص گردد)

1- رتبه بندی پرسنل واحد

2- مشخص کردن اعضای اصلی تیم (تا 3 نفر) حضور در جلسه با ویژگی های اعلام شده(سایر پرسنل نیز در جلسه درون واحدی حضور دارند)

• داشتن روحیه کار گروهی


• توانایی ایجاد ایده ها و خلاقیت ونوآوری


• آشنایی اولیه با مفاهیم کیفی و ابزارهای کیفی


• دانش مختصر نسبت به روشهای حل مسأله


• آشنایی کامل به ویژگیهای کیفی محصول یا مشخصات الزامی خدمات

عوامل مهمي كه در اجراي خوب حلقه هاي كيفيت نقش دارند عبارتند از:

1. فرهنگ و جو سازمان


2. ارزشهاي مديريتي


3. اجراي اهداف كاركنان


4. برانگيختن انگيزهاي باطني


5. درک كاركنان از توسعه قابليت هايشان به وسيله حلقه هاي كيفي و رشد در يك جنبه از توانايي هايشان

با توجه به اینکه فلسفه اصلی تشكيل حلقه هاي كيفي مشاركت كاركنان در بهبود و توسعه ساختار سازمان است، تشكيل حلقه هاي كيفي و فعاليت آنها بايد در زمينه هاي مختلف صورت پذيرد كه بعضي از آنها به شرح زير است:

1. ايمني محيط كار


2. كاهش زمان تحويل يا خدمات به مصرف كنندگان


3. بهبود فرآيندهاي كاري


4. بهبود استانداردهای کاری


5. افزایش دانش کیفی شرکت


6. افزایش دانش کیفی محصول


7. بهبود در مدیریت


8. بهبود روابط مشتری


9. بهبود در محصولات و خدمات ارائه شده


10. بهبود در روابط درون سازمان


11. رضایت بیشتر مشتری 

در واقع فعالیت حلقه های کیفی تنها کمک به افزایش سودآوری نیست بلکه از آن می توان به عنوان وسیله ای برای ایجاد تغییر در سازمان که منجر به بهبود روند کار و توانمندی افراد حتی در سطوح فردی نیز شود، استفاده کرد.

3-شناسایی و انتخاب موضوع/مشکل

4-آنالیز مشکل

5-ایجاد راه حل جایگزین(نیاز است مسئول تیم تسلط کامل به تکنیک های مهندسی کیفیت و خصوصا هفت ابزار کیفی را داشته باشد)

6-انتخاب بهترین راه حل

7-تهیه طرح اقدام

8-معرفی راه حل به مدیریت ارشد

حلقه کیفیت یک برنامه بسیار موثر و کم هزینه برای اجرای مدیریت کیفیت جامع(TQM) در سازمان می باشد، باید در نظر گرفت که حلقه کیفیت یک تلاش مقطعی و کوتاه مدت در سازمان نیست، بلکه یک روند طولانی و پیوسته است که در این جلسات بایستی مشکلات شناسایی، استراتژی ها تقویت و نظارت مستمر صورت پذیرد.