مخاطب این مطلب کارمندانی مانند خود من ( علی قائنی) هستند.
ترجمه مطلب توسط خانم آزاده نوربخش انجام شده و در بلاگ تسکولو منتشر شده است.
--
جمله “بهتره یه جلسه بذاریم” تبدیل شده به یه پاسخ پیش‌فرض در جواب به تمام مشکلات کاری . نمی‌دونین توی این پروژه باید چیکار کنین؟ خوب یه جلسه می‌ذاریم. چندتا ایده جدید دارین که می‌خواین با بقیه درمیون بذارین؟ خب یه جلسه دیگه می‌ذاریم. برای شروع کردن کار مشکل دارین؟ بازم بهتره یه جلسه بذاریم .
با اینکه برگزاری جلسه می‌تونه بهترین راه حل در بسیاری از موارد باشه اما همیشه بهترین پاسخ نیست. من نموداری کشیدم که می‌تونه بهتون کمک کنه سریع تصمیم بگیرین که جلسه‌ای رو برگذار کنین یا نه.


این نمودار رو یه جا ذخیره کنین یا پرینتش کنین تا تصمیم‌گیری برای برگزاری جلسات براتون سریع و آسون بشه . اینها مواردی هستن که باید در هر مرحله این نمودار در نظر بگیرین:

آیا موقعیت رو کامل در نظر گرفتین؟

وقتی شما دید روشنی از اینکه قراره تو این پروژه چه کار کنین ندارین، برگذاری جلسه براتون خیلی وسوسه کنند‌ه‌ست، چون بهتون حس پیشرفت در کار رو می‌ده. اما تا وقتی هدف از برگزاری جلسه مشخص کردن ساختار پروژه نباشه، برگزار کردنش توی این مقطع زمانی فقط باعث هدر رفتن وقت خودتون و همکاراتون می‌شه. به جا جلسه ، یه کم وقت بگذارین و تفکر استراتژیک انجام بدین. در همین زمان می‌تونین وسعت پروژه ، وضعیت کنونی و مراحل بالقوه مهم رو ارزیابی کنین و نقشه اقداماتتون رو طوری بچینین که پیشرفتهای مؤثر داشته باشین. وقتی در مرحله مقدماتی به تاکتیک‌هاتون فکر کردین اونوقت به مرحله بعدی برای در نظر گرفتن برگزاری جلسه می‌رسین.

آیا برای پیشرفت کار به منابع خارجی نیاز دارین؟

ممکنه شما در مرحله‌ای باشین که بدونین چه کارهایی باید انجام بشن و فقط باید وارد عمل بشین. اگه خودتون رو در این مرحله دیدین، برای جلسه برنامه‌ریزی نکنین. لیست کارهایی که باید انجام بدین رو به‌روز کنین و وارد عمل بشین. اگه تا حد توانتون کارهایی که باید انجام بشن رو مشخص کردین ، اما قبل از شروع برای پاسخگویی به سوالها و دریافت بازخورد، به منابع خارجی نیاز داشتین ، مرحله بعد رو بخونین.

آیا برای حرکت رو به جلو نیاز به مذاکره رو‌در‌رو دارین؟

اگه برای سوالهاتون نیاز به جواب دارین ولی احتیاجی به مکالمه رودررو نیست، می‌تونین به‌جای گذاشتن جلسه ایمیل بزنین. مخصوصا وقتی درباره نقشه‌ها و مدارکتون به بازخورد نیاز دارین این راه حل می‌تونه مناسب باشه. خیلی مؤثرتر و بهتره اگه شما مطالب رو براشون بفرستین تا بتونن تنهایی مطالعه و بررسی‌شون کنن و بعدا بازخوردشون رو براتون بفرستن . نه اینکه توی دیدار رودررو و درحالیکه موقع خوندن مطلب اونها رو زیر نظر گرفتین بخوان نظرشون رو به شما بگن. اگه فکر می‌کنین موقعیتی که توش هستین واقعا نیاز به یک مذاکره رودررو داره اونوقت از راههای متفاوت دیگه برای ارتباط استفاده کنین.

آیا مذاکره باید حتما حضوری باشه؟

اگه شما نیاز به مکالمه دو طرفه دارین اما واقعا نیازی به دیدن شخص ندارین، انتخابهای متنوعی پیش روی شماست. چت انلاین می‌تونه کمک کنه که سریع به پاسخ برسین، یا اگه مذاکرتون باید عمیق‌تر باشه صحبت تلفنی یا کنفرانس ویدیویی انتخاب بهتریه . این کار نه تنها کمک می‌کنه شما وقتتون برای رفت و برگشت به محل جلسه هدر نره، بلکه اگه یکی از افراد حاضر در جلسه دیر کنه، به جای اینکه تو اتاق جلسه بیکار منتظر بمونین می‌تونین به بعضی از کارهاتون برسین.
اگه در نهایت به این نتیجه رسیدین که نیاز به مذاکره حضوری با شخص مورد نظر دارین، اونوقت برای برگذاری جلسه برنامه‌ریزی کنین و از قبل فکر کنین که چطور می‌شه این جلسه رو هرچه کارامدتر و مؤثرتر برگزار کرد. به این معنی که قصدتون رو از این جلسه مشخص کنین، نتایجی رو که مد نظر دارین رو تعیین کنین و تمام مواردی که باید بازبینی کنین یا به کسی تحویل بدین رو از قبل آماده کنین.
با انتخاب یه پروسه درست برای تصمیم‌گیری، شما می‌تونین تعداد جلسات غیرضروری رو به میزان قابل توجهی کاهش بدین و در عوض باعث افزایش کارهای انجام شده بشین.

منبع: https://hbr.org/2015/03/do-you-really-need-to-hold-that-meeting

پاسخ مدیر : با تشکر، ممنون از شما، از اونجایی که این مطلب قبلا در منابع دیگر منتشر شده، حداقل امتیاز به شما تعلق میگیرد.